1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest ATF PROTECH spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa; NIP: 5273086931, REGON: 527050330, KRS: 0001071882. Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Kapitał zakładowy: 50 000 zł.
Serwis: ul. Szymańskiego 2, 87-100 Toruń. W sprawach danych i realizacji praw możesz pisać na kontakt@atfprotech.pl, na adres siedziby albo skorzystać z telefonu 577 778 795. Polityka obejmuje publiczną stronę, kontakt z firmą oraz dane związane z usługami serwisu.
2. Jakie dane otrzymujemy
Formularz kontaktowy wymaga imienia, adresu e-mail i treści wiadomości. Telefon, VIN, marka, model, przebieg, historia obsługi i opis objawów mogą zostać przekazane przez Ciebie w korespondencji lub przy zleceniu. Przy realizacji usługi przetwarzamy także dane rozliczeniowe, zakres i historię prac oraz potrzebną dokumentację pojazdu. Dane auta mogą być danymi osobowymi, gdy pozwalają powiązać je z konkretną osobą.
Serwer otrzymuje informacje techniczne związane z połączeniem, np. adres IP, czas żądania, adres odwiedzanej podstrony, dane przeglądarki i błędy. Formularz wykorzystuje zabezpieczenia przed nadużyciami: czasowe znaczniki oraz skróty adresu IP i e-maila do ograniczania liczby wysyłek. Treść zapytania trafia pocztą do skrzynki atfprotech@gmail.com; formularz nie zakłada konta klienta.
Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych wymaganych do odpowiedzi, identyfikacji auta, zawarcia umowy lub wystawienia dokumentu może uniemożliwić daną czynność. Nie przesyłaj danych szczególnie chronionych, haseł, numeru PESEL ani pełnych skanów dokumentów, jeśli nie są potrzebne. Dane otrzymujemy zasadniczo od Ciebie; gdy zgłasza Cię upoważniona osoba, możemy otrzymać od niej dane kontaktowe i informacje o pojeździe.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Zapytanie o usługę i przygotowanie zlecenia: działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, a następnie wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Pozostała korespondencja, kontakt z przedstawicielem klienta firmowego: prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi i obsłudze relacji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Rozliczenia, dokumentacja podatkowa oraz ustawowe obowiązki reklamacyjne: obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Dokumentowanie stanu pojazdu i wykonanych prac, dochodzenie lub obrona roszczeń: prawnie uzasadniony interes w wykazaniu przebiegu usługi i ochronie praw — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dokumentację ograniczamy do tego, co potrzebne do danego celu.
- Bezpieczeństwo i zapobieganie spamowi: prawnie uzasadniony interes w ochronie strony i korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Odrębne działania oparte na zgodzie: tylko w zakresie rzeczywiście udzielonej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysłanie zapytania nie stanowi zgody na newsletter ani reklamę.
Nie podejmujemy wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotny wpływ wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Techniczne filtry antyspamowe mogą ograniczyć wysyłkę formularza; pozostają dostępne telefon i e-mail.
4. Kto może otrzymać dane
Dostęp mają upoważnione osoby obsługujące korespondencję i zlecenia oraz, w niezbędnym zakresie, dostawcy hostingu, poczty i wsparcia IT, księgowość, doradcy prawni, ubezpieczyciel, podwykonawcy uczestniczący w uzgodnionej usłudze i podmioty obsługujące płatność. Organy publiczne otrzymują dane, gdy wynika to z prawa. Podmioty działające na nasze zlecenie powinny przetwarzać dane na podstawie właściwych umów i tylko w powierzonym zakresie.
Formularz wysyła wiadomość do Gmail, dlatego w obsłudze poczty uczestniczy Google. Zewnętrzne kroje pisma są obecnie pobierane z Google Fonts; dostawca otrzymuje dane techniczne połączenia, m.in. IP i dane przeglądarki. Informacje o przetwarzaniu przez Google znajdują się w jego polityce prywatności.
Korzystanie z usług globalnych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Google opisuje stosowane podstawy transferu, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony dla objętych nimi podmiotów i standardowe klauzule umowne, na stronie ram prawnych przekazywania danych. O informacje o zabezpieczeniach transferu dotyczącego Twoich danych oraz ich kopię możesz zwrócić się do nas.
5. Okres przechowywania
- Zapytania, które nie doprowadziły do zlecenia: do zakończenia korespondencji, a następnie maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że konkretna sprawa wymaga zachowania dowodu do roszczeń.
- Zlecenia i dokumentacja wykonania: przez realizację umowy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Termin zależy od rodzaju roszczenia i umowy; może wynosić m.in. 2 lata dla roszczeń z umowy o dzieło, 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat według zasady ogólnej. Uwzględniamy ustawowy sposób liczenia oraz zawieszenie lub przerwanie biegu. Nie oznacza to przechowywania każdej kategorii danych przez najdłuższy z tych okresów.
- Dokumenty podatkowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami; co do zasady dane podatkowe przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wydłużających ten okres.
- Zdjęcia dokumentujące usługę, jeśli zostały wykonane: zasadniczo do 24 miesięcy od jej zakończenia. Materiał potrzebny w konkretnej reklamacji, sporze lub postępowaniu może być zachowany do prawomocnego zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu dochodzenia roszczeń. Zdjęć dokumentacyjnych nie publikujemy automatycznie w celach reklamowych.
- Zabezpieczenia formularza: liczniki ograniczające wysyłkę tracą ważność po godzinie, a znaczniki chroniące przed duplikacją po 2 godzinach. Wygasłe wpisy techniczne są usuwane w ramach mechanizmów porządkowania WordPressa. Nie zawierają treści wiadomości.
- Logi i kopie bezpieczeństwa: w cyklu utrzymania właściwej usługi hostingowej lub pocztowej, do ich nadpisania, z ograniczonym dostępem. Materiał dotyczący wykrytego incydentu może być wyodrębniony na czas jego wyjaśnienia i ewentualnego dochodzenia roszczeń. Szczegółowy okres dla konkretnego zapisu ustalamy według typu logu i ustawień dostawcy; możesz uzyskać tę informację, wskazując datę i rodzaj kontaktu.
Przeglądamy przydatność danych i usuwamy je lub anonimizujemy po ustaniu podstawy dalszego przechowywania. Żądanie usunięcia nie zawsze obejmie dokumenty, które nadal musimy zachować na podstawie prawa.
6. Twoje prawa
Na zasadach wynikających z RODO masz prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, gdy zachodzą ustawowe przesłanki. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy.
Zgodę możesz wycofać w dowolnym czasie; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wniosek złóż przez dane kontaktowe administratora. Możemy poprosić o niezbędne informacje do potwierdzenia tożsamości, bez zbierania danych nadmiarowych. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca; ewentualne ustawowe przedłużenie wymaga poinformowania o przyczynie w tym terminie.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe i sposób złożenia skargi znajdziesz na uodo.gov.pl. Nie musisz najpierw składać skargi do nas.
7. Pliki cookies i odnośniki zewnętrzne
Strona wykorzystuje mechanizmy techniczne WordPressa i przeglądarki potrzebne do działania oraz bezpieczeństwa. Przy logowaniu uprawnionego personelu mogą być stosowane cookies uwierzytelniające i ustawień. Dane techniczne przeglądarki mogą również służyć zapamiętaniu ustawień interfejsu. Publiczny formularz nie wymaga założenia konta ani akceptacji reklam.
W publicznej wersji strony nie korzystamy z marketingowego profilowania odwiedzających. Uruchomienie opcjonalnej analityki lub reklam wymagających zapisu albo odczytu informacji na urządzeniu powinno nastąpić dopiero po odpowiednim poinformowaniu i uzyskaniu wymaganej zgody. Niezbędne mechanizmy techniczne nie są wykorzystywane jako zgoda na takie działania.
Ustawienia przeglądarki pozwalają kontrolować i usuwać cookies; zablokowanie niezbędnych mechanizmów może ograniczyć działanie strony. Linki do map, Facebooka i Instagrama prowadzą do zewnętrznych usług. Po przejściu do nich obowiązują zasady danego dostawcy. Nie traktujemy kliknięcia linku jako zgody na własny marketing.
8. Aktualizacje polityki
Politykę aktualizujemy w razie zmiany sposobu przetwarzania danych, dostawców, funkcji strony lub przepisów. Aktualna wersja jest oznaczona datą. Dodanie nowych funkcji wymagających odrębnej informacji lub zgody nie następuje przez samo zastąpienie tekstu polityki. Pytania dotyczące konkretnego procesu kieruj na kontakt@atfprotech.pl.